Protocolo del sistema interno de información

Este Protocolo regula el Sistema Interno de Información, (en adelante, “SII”) y el procedimiento para la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las comunicaciones o denuncias recibidas a través del mismo de acuerdo con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y en el marco de la prevención y detección de delitos CTAG con el objetivo de facilitar un canal de comunicación accesible a todas las personas para que puedan informar sobre incumplimientos que entren en el ámbito de aplicación de este Protocolo, según se describe a continuación.

El SII es el sistema preferente de comunicación de las irregularidades o incumplimientos descritos a continuación. Podrán remitir comunicaciones a través del SII todos los grupos de interés de CTAG, incluidas las personas trabajadoras de CTAG incluyendo personas en periodo de formación, candidatos o candidatas a puestos de trabajo y personas que hayan mantenido una relación laboral ya finalizada, las que formen parte del Comité de Dirección y demás órganos de gobierno, entidades proveedoras, colaboradores/as internos/as o externos/as, clientela, socios/as así como cualquier otra persona que tenga conocimiento de alguna infracción que sea susceptible de aplicación de acuerdo con este Protocolo.

A través del SII, la persona que tenga conocimiento de los mismos podrá comunicar hechos ocurridos en el seno de CTAG y relacionados con:

• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, siempre que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión enumerados en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

El SII es el cauce de comunicación preferente para comunicar los incumplimientos e infracciones arriba referidos, y su uso en todo caso deberá ajustarse a las exigencias de la buena fe. Las personas denunciantes deberán emplear el SII con rigor y de forma responsable, debiendo asegurarse razonablemente de que la información comunicada es veraz y completa.

El SII no debe utilizarse para la comunicación de cualesquiera otros hechos, actos u omisiones distintos de los arriba referidos. El SII no es un canal de quejas o sugerencias, y su función no es la de dar cauce o solución a meros conflictos interpersonales.

Las comunicaciones notoriamente falsas, manifiestamente infundadas o que se aparten absolutamente del objeto del SII podrán suponer una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones entre CTAG y sus empleados –en su caso-, pudiendo derivar en medidas disciplinarias frente a la persona informante de conformidad con el Convenio Colectivo vigente.

Persona responsable del Sistema Interno de Información

Se constituye como órgano unipersonal designado por la Dirección General (en adelante, el “responsable del SII” o la “Persona responsable del SII”). También se designará a una persona suplente que podrá actuar en caso de ausencia de la persona titular o en caso de que quien ejerza la titularidad del SII pudiera estar afectada por un conflicto de interés respecto de los hechos comunicados a través del SII (a estos efectos, las referencias al responsable del SII en el presente Protocolo se entenderán extensivas, cuando proceda, al suplente del responsable del SII).

En el responsable del SII (titular y suplente) concurren las siguientes características:

• Máxima autonomía e independencia, condición para no tener involucración directa en las actividades a supervisar.
• Profesionalidad.
• Dedicación, velando por el cumplimiento de las normas, implementándolas y actualizándolas.
• Honradez.

La persona designada (titular y suplente) responsable del SII está obligada a garantizar la estricta confidencialidad sobre los datos e informaciones de las que tenga conocimiento por las comunicaciones recibidas a través del SII, sin perjuicio del tratamiento que deban hacer de dichas informaciones a fin de dar el adecuado cauce a las comunicaciones recibidas, con arreglo a lo establecido en el presente Protocolo.

La vigencia del cargo de titular y suplente responsable del SII será indefinida, y corresponde a la Dirección General de CTAG acordar su cese y el nombramiento del nuevo responsable. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de producirse una baja o ausencia prolongada de la persona responsable del SII, se procederá a efectuar un nuevo nombramiento.

La persona responsable del SII (titular y suplente) deberá firmar aceptación y responsabilidad del cargo a través de la cumplimentación del formulario incorporado como Anexo I del presente Protocolo.

Ante cualquier potencial conflicto de interés o afectación de la persona responsable del SII en los hechos objeto de una comunicación, el responsable titular se inhibirá inmediatamente a favor de su suplente, y dicha circunstancia quedará debidamente consignada en la información que se remita a la Dirección General como parte del informe periódico obligatorio con arreglo al presente Protocolo. En caso de que tanto la persona responsable del SII titular como su suplente se viesen afectados por dicho conflicto de interés, se dará cuenta de ello de inmediato a la Dirección General para que nombre de forma urgente una persona sustituta para el proceso concreto (quien deberá suscribir el formulario de aceptación que se incorpora como Anexo II a este Protocolo) pudiendo acudirse en este caso los servicios de una entidad asesora externa experta en la materia.

Funciones de la Persona Responsable del Sistema Interno de Información

La persona “Responsable del Sistema de Información”, figura introducida por la Ley 2/2023, de 20 de febrero de protección de la persona informante (art. 8), es una persona física, con capacidad de actuación, independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad.

Su designación, destitución y cese es competencia de la Dirección General. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

Se designará a su vez una persona suplente que procederá con las mismas atribuciones que la persona designada titular responsable, y que actuará en caso de ausencia de la persona titular o en caso de que el responsable titular pudiera estar afectada por un conflicto de interés respecto de los hechos comunicados.

En el responsable (titular y suplente) concurren las siguientes características: profesionalidad, honradez, honestidad, imparcialidad y rigor en todo el proceso, así como máxima autonomía e independencia y la condición para no tener involucración directa en las actividades a supervisar.

Entre las funciones y actividades de la persona Responsable del SII está la recepción y análisis de las comunicaciones formuladas a través del SII, garantizando la máxima confidencialidad de toda la información de la que se disponga.

Concretamente ha de responsabilizarse de:

• Fomentar y fortalecer el uso del SII y la cultura de la información de CTAG.
• Garantizar la protección de las personas informantes frente a represalias.
• Actuar como garante de la gestión diligente del sistema.
• Velar por el cumplimiento de lo establecido en este Protocolo.
• Desarrollar las actuaciones necesarias para garantizar el cumplimiento en el seno de CTAG de la normativa vigente y de sus protocolos y políticas internas.
• Realizar el reporting periódico a la Dirección General.

Notificación a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I

El nombramiento y cese de la persona responsable del SII deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo.

La Persona responsable del SII es la única persona que tiene acceso al Buzón del SII (según se define más adelante en este Protocolo), recibiendo todas las comunicaciones efectuadas a través de este, siendo el responsable de su recepción y análisis.

La persona responsable del SII tendrá como mínimo dos reuniones anuales con la Dirección General, para revisar indicadores e informes de actividad. Si bien se podrán convocar, tanto por el responsable del SII como por la Dirección General, tantas reuniones adicionales como sean necesarias para tratar la adecuada gestión y mejora del SII.

Con la finalidad de garantizar la máxima eficacia de sus respectivas actividades, la persona responsable del SII tendrá libre acceso a toda la documentación de CTAG que pueda serle útil. En este sentido, las personas responsables de cualquier Área o Departamento de CTAG estarán obligadas a suministrar a la persona responsable del SII cualquier información que les solicite sobre las actividades del Área o Departamento relacionadas con la posible comisión de un delito o de un incumplimiento grave o muy grave en el marco de este Protocolo.

La Persona responsable del SII no tendrá facultades sancionadoras o disciplinarias, no le corresponderá tomar decisiones en este sentido, pues éstas habrán de ser adoptadas en todo caso por las personas competentes con arreglo a la normativa vigente y al régimen de infracciones y sanciones de aplicación en CTAG.

Herramientas de funcionamiento

Para garantizar la correcta gestión y tramitación de la información, así como la confidencialidad requerida, la persona responsable del SII dispone de las siguientes herramientas:

• Buzón del SII: buzón de correo electrónico donde la persona responsable del SII recibe las comunicaciones recibidas a través del SII.
• Servidor “Seguimiento CI”: repositorio de documentación donde constan los análisis, actas, memorias y revisiones del sistema realizados por la Persona responsable del SII.

Las herramientas mencionadas quedarán integradas en una única herramienta informática que servirá para la recepción y gestión de las comunicaciones y de las consultas.

Vías de comunicación y formato de las mismas

Cuando una persona efectúa una comunicación a través del SII, deberá reportar la actuación de forma descriptiva y detallada, indicando necesariamente referencia a días, incidentes, hechos o testigos que sean fuente material de pruebas aceptables y no de meras sospechas. El contenido -obligatorio y voluntario- de la comunicación será el que se indica en el apartado 5.1.2 de este Protocolo. Las comunicaciones podrán realizarse de forma anónima.

Vías de comunicación

El SII de CTAG está configurado para recibir información tanto escrita como verbal a través de los siguientes medios:

• Formulario habilitado en la web
• Email: sii@ctag.com
• Dirección de correo postal:
  Att. Responsable del SII: Polígono Industrial A Granxa
  Calle A, parcelas 249-250
  E-36475 Porriño (Pontevedra)
• Reunión presencial con la persona responsable del SII dentro de la jornada laboral y en horario habilitado de 10 h a 15 h.

Las comunicaciones presenciales se documentarán de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:

• Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.
• O bien a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, la persona informante tendrá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Si otra persona distinta de la responsable del SII recibiera una comunicación destinada al responsable del SII, deberá remitirla inmediatamente a la persona Responsable del SII, garantizando la confidencialidad de la información recibida. El quebrantamiento de dicho deber puede ser considerado como infracción muy grave, pudiendo ser objeto de las medidas disciplinarias correspondientes.

Contenido de la comunicación

Gestión de las comunicaciones

En líneas generales, el esquema de funcionamiento presenta cinco fases:

• Recepción: análisis formal de la comunicación.
• Admisión a trámite: análisis de los criterios de admisión de la comunicación y de la verosimilitud de los hechos relatados.
• Investigación: investigación de los hechos comunicados, practicando cuantas diligencias se consideren oportunas, garantizando el respeto a los derechos de la persona informadora y de la persona denunciada.
• Resolución: la persona responsable del SII redactará una resolución en base al resultado de la investigación.
• Cierre: traslado a la persona informante de la información relativa al resultado de la comunicación y remisión de la información, en su caso, a la Dirección de Personas y SST y a la Dirección General de CTAG.

Recepción

Revisión formal del contenido de la comunicación

Recibida una comunicación por cualquiera de las vías establecidas a tal efecto, se procederá a verificar si se adecúa a los requisitos establecidos en el apartado 5.2.2 y si contiene la información mínima para poder iniciar una investigación.

En caso de que no sea así, se procederá a contactar con la persona informante para solicitar que subsane y/o complemente la información. Cuando la comunicación se haya interpuesto de forma anónima, se realizarán las acciones que razonablemente procedan para hacer viable la investigación. En caso de no poder completarse la información, se podrá justificar la inadmisión a trámite de la comunicación, procediendo según lo establecido en el artículo 5.2.2 de este protocolo.

En un plazo máximo de 7 días siguientes a la recepción, la persona responsable del SII remitirá acuse de recibo a la persona informante con la finalidad de informar de su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Presentada la comunicación, se procederá a su registro en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al responsable del SII, en la que se incluirán todas las comunicaciones recibidas, cumplimentando los siguientes datos:

• Fecha de recepción
• Código de identificación
• Actuaciones desarrolladas
• Medidas adoptadas
• Fecha de cierre

Análisis de posibles conflictos de intereses

De forma paralela, tras la recepción de la comunicación se analizará si los hechos comunicados afectan a la persona responsable del SII, generando un eventual conflicto de intereses, supuesto en el cual el responsable debe abstenerse de participar en la tramitación de la comunicación recibida y proceder de acuerdo con lo establecido en el apartado 3.1 del presente Protocolo.

Cuando la persona responsable del SII reciba una comunicación formulada a través del SII, que pudiera corresponderse con el ámbito material de aplicación del PROTOCOLO DE PREVENCIÓN Y ACTUACIÓN ANTE EL ACOSO LABORAL, SEXUAL, POR RAZÓN DE SEXO, DISCRIMINATORIO Y OTRAS CONDUCTAS INAPROPIADAS, deberá dar traslado de la comunicación a la Comisión Instructora, de conformidad con lo establecido en el citado Protocolo, previo registro y archivo de la comunicación recibida en el SII.

Admisión a Trámite

Una vez registrada la comunicación, la persona responsable del SII comprobará, en un plazo que no podrá ser superior a quince días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información, que los hechos expuestos se encuentran dentro del ámbito de aplicación recogido en este Protocolo.

En primera instancia se efectuará un análisis exhaustivo de la información recibida, garantizando en todo momento la confidencialidad y el máximo respeto a los derechos de las personas presuntamente implicadas en un posible incumplimiento, especialmente el derecho al honor y la presunción de inocencia. Se garantizará también el correcto tratamiento de los datos de carácter personal que hayan sido facilitados, garantizando en todo momento el efectivo ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición de acuerdo con el apartado 6 del presente Protocolo. Finalizado dicho análisis preliminar, se decidirá, si procede:

• Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
• Cuando la comunicación no cuente con la información básica requerida y no exista posibilidad de subsanarla o completarla.
• Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
• Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción incluida en el ámbito de aplicación.
• Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
• Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos.

La inadmisión se comunicará a la persona informante, siempre y cuando haya proporcionado los datos de contacto, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del plazo de tramitación recogido en este apartado.

En caso de que la información comunicada sea notoriamente falsa o manifiestamente infundada, se trasladará dicha circunstancia a la Dirección de Personas y SST para la incoación, si procede, del correspondiente expediente sancionador.

En caso de que el contenido de la comunicación afecte a materias no comprendidas en el marco de actuación de este Protocolo y sobre las que otros departamentos tengan competencia, se trasladará al área de trabajo correspondiente, procediendo al archivo y registro en el marco del SII, previa información a la persona informante.

• Admitir a Trámite la Comunicación

Se podrá admitir a trámite la comunicación e iniciar la fase de investigación. La admisión a trámite se comunicará a la persona informante, siempre que esta haya proporcionado los datos necesarios para ello, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del plazo de tramitación recogido en este apartado.

Investigación

La fase de investigación comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la veracidad de los hechos relatados, recabando información sobre el caso y contactando con todas aquellas personas que puedan aportar información sobre los hechos comunicados. En todo caso, el análisis de la comunicación se realizará con la máxima sensibilidad y respeto a los derechos de cada una de las partes afectadas.

Durante el análisis, pudiera ser necesario contactar con la persona informante y se hará si facilitó la información de contacto. Todas las comunicaciones con la persona informante se deberán realizar a través del canal del SII, garantizando la confidencialidad.

Se garantizará el derecho al honor y a la presunción de inocencia de la persona afectada por la comunicación, así como el derecho a ser informada de las acciones u omisiones que se le atribuyan y a ser oída en cualquier momento. La comunicación de dicha información tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

La investigación no podrá alargarse más de 3 meses desde la fecha de recepción de la primera comunicación, prorrogables por otros 3 meses en casos de especial complejidad, debiendo emitirse antes de este plazo una resolución provisional o definitiva. Se considerará razonable declarar compleja la investigación cuando, entre otras y sin carácter limitativo, concurran las siguientes circunstancias:

• Acumulación de múltiples personas informadoras.
• Afectación a múltiples personas.
• Existencia de múltiples testigos a entrevistar.
• Necesidad de requerir pericias externas a la entidad.
• Escasa información en la comunicación.
• Circunstancias sobrevenidas en la investigación.

La persona responsable del SII podrá solicitar la colaboración de terceras personas internas o externas, atendiendo a la naturaleza de los hechos. En todo caso, se garantizará la máxima discreción y confidencialidad, así como el adecuado tratamiento de los datos personales a los que se les tuviera que dar acceso.

Resolución

Finalizada la investigación, la persona responsable del SII elaborará una propuesta de resolución que deberá estar debidamente fundamentada y justificada, quedando recogida en un acta.

Las resoluciones se clasifican en:

• Archivo: tras el análisis, se determina que los hechos comunicados no son constitutivos de una infracción de la ley o del Código de Ética y Conducta, ni del resto de las políticas internas de CTAG según lo previsto en este Protocolo.
• Continuación del procedimiento: tras el análisis, se determina que existe una vulneración amparada por este Protocolo. Se propondrán las medidas pertinentes. Si la comunicación afectase a personal de CTAG, el responsable del SII trasladará un informe a la Dirección de Personas y SST para su valoración y análisis, tras lo que se podrá acordar si es preciso la apertura de expediente disciplinario o la adopción de alguna otra medida correctora o reparadora en el ámbito laboral. En caso de que la persona afectada por la comunicación fuera un responsable de la Dirección de Personas y SST, el responsable del SII lo comunicará directamente a la Dirección General de CTAG. También podrá ponerse en conocimiento de la persona responsable de la Asesoría Jurídica de CTAG si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.

Derivado de la resolución:

• La persona responsable del SII propondrá dar traslado de la investigación realizada a la autoridad competente en atención al resultado de la investigación, cuando se desprendan indicios de delito o de infracción administrativa.
• En el caso que el informe emitido por la persona responsable del SII demuestre que la comunicación, los datos aportados o los testimonios dados son falsos y/o que ha existido mala fe por parte de la persona informante, de ser esta personal de CTAG, se procederá al traslado del asunto a la Dirección de Personas y SST, quien podrá incoar el correspondiente expediente disciplinario conforme a lo establecido en el régimen disciplinario de aplicación.

Cierre

Al finalizar el procedimiento se contactará nuevamente con la persona informante, con la finalidad de informarle sobre la resolución dentro de un plazo máximo 3 meses desde la recepción de la comunicación (o 6 meses en caso de prórroga), siempre que la persona informante haya proporcionado los datos necesarios para ello. Todas las comunicaciones con la persona informante deberán realizarse a través del Buzón del SII. Si la particularidad del caso lo requiriese, se establecerá contacto telefónico o presencial con la persona informante y personas necesarias para aclarar los hechos.

Derechos y Garantías

Principios generales

• Confidencialidad: La identidad de la persona informante, de la persona denunciada y de la información facilitada tendrán carácter confidencial y su acceso estará restringido a aquellas personas responsables de la gestión del SII y de la investigación de los hechos, sin perjuicio del traslado de la información a requerimiento de las autoridades competentes o a raíz de un proceso judicial.
• Anonimato: La persona informante podrá optar por no incluir su identidad en la comunicación. Se garantizará el anonimato de la persona informante durante todo el proceso de investigación, sin perjuicio de la posibilidad de contactar con él/ella a través del Buzón del SII para acusar recibo de la comunicación y con el objetivo de ampliar la información. La persona informante podrá, en cualquier momento, comunicar su identidad a la persona responsable del SII, renunciando así a su anonimato.
• Prohibición de represalias: Se prohíbe la adopción de represalias contra quien realice una comunicación de buena fe, independientemente del resultado final de la investigación. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones prohibidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, o que, directa o indirectamente, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas en desventaja en el contexto laboral o profesional, por su condición de informantes.
• Derecho a información: La persona informante tiene derecho a que se le confirme la recepción de la comunicación, a ser informado sobre su admisión a trámite, archivo o tramitación, dentro de los plazos establecidos. Esta información se proporcionará garantizando la confidencialidad de los datos y los derechos de las personas afectadas.
• Derecho a la protección de datos personales: Los datos personales tratados como consecuencia de la presentación de una comunicación serán tratados conforme al RGPD, la LO 3/2018 (LOPDGDD), y demás normativa vigente, según el apartado 6 de este Protocolo.
• Acudir a la Autoridad Independiente de Protección del Informador (A.A.I.): Cualquier persona física podrá informar directamente a la A.A.I. o a las autoridades u órganos autonómicos correspondientes sobre acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o tras el uso del canal interno. Esto conforme al Real Decreto 1101/2024, de 29 de octubre, por el que se aprueba el Estatuto de la A.A.I.
• Derechos de las personas afectadas por la comunicación: Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas tendrán derecho a la presunción de inocencia, defensa, honor, a ser informadas de las acciones u omisiones atribuidas y a ser oídas, así como a que se preserve su identidad y se garantice la confidencialidad del procedimiento.

Protección frente a represalias

Las medidas de protección de la persona informante, cuyo ámbito personal se indica en el apartado 2 del presente Protocolo, se aplicarán también a:

• La representación legal de personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
• Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso.
• Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.
• Personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. Se entiende que la participación en el capital o en los derechos de voto es significativa cuando, por su proporción, permite a la persona que la posea tener capacidad de influencia en la persona jurídica participada.

Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufran en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública. Entre otras, se incluyen:

• Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato temporal en indefinido, salvo que dichas medidas respondan a hechos acreditados y ajenos a la presentación de la comunicación.
• Daños, incluidos los de carácter reputacional, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
• Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
• Inclusión en listas negras o difusión de información en un ámbito sectorial que impida el acceso al empleo o contratación de servicios.
• Denegación o anulación de una licencia o permiso.
• Denegación de formación.
• Discriminación o trato desfavorable o injusto.

• Recogida de datos personales

Los datos personales que se proporcionen a través del SII serán objeto de tratamiento por parte del Centro Tecnológico de la Automoción de Galicia (CTAG), con la exclusiva finalidad de la gestión de la comunicación recibida, así como para la realización de cuantas investigaciones sean necesarias en el marco de lo previsto en el presente Protocolo.

Sin perjuicio de lo anterior, los datos recabados podrán ser facilitados a las autoridades administrativas o judiciales si así lo requiriesen, siempre en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

• Acceso a los datos personales

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema Interno de Información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

• La persona Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
• La persona Responsable del Departamento de Personas y SST, si procede la adopción de medidas disciplinarias.
• La persona Responsable de Asesoría Jurídica, si se deben tomar medidas legales sobre los hechos relatados.
• Las personas encargadas del tratamiento que eventualmente se designen.
• El Delegado de Protección de Datos.

También podrá tratarse o comunicarse a terceros cuando sea necesario para adoptar medidas correctoras, tramitar procedimientos disciplinarios o penales, según corresponda.

• Conservacion de datos personales:

Los datos del Buzón del SII y del Servidor “Seguimiento CI” serán tratados con confidencialidad y conforme a la normativa vigente. Serán eliminados a los 3 meses desde su entrada en registro o archivo, o al finalizar cualquier procedimiento judicial derivado, salvo que deban conservarse por obligación legal.

No se tratarán datos innecesarios para la investigación, y se eliminarán de inmediato los relacionados con conductas fuera del ámbito del Protocolo o que sean de categorías especiales. Si los datos resultan no veraces, se suprimirán inmediatamente salvo que impliquen un ilícito penal.

Si en 3 meses desde la recepción no se han iniciado investigaciones, los datos serán suprimidos, salvo si se conservan para evidenciar el funcionamiento del sistema. Las comunicaciones no tramitadas solo podrán mantenerse de forma anonimizada, sin obligación de bloqueo conforme al artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018.

• Ejercicio de derechos

Las personas usuarias del SII podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición enviando un correo electrónico a protecciondatos@ctag.com, indicando nombre, apellidos, copia del DNI, dirección electrónica para notificaciones y el derecho que desean ejercer.

También podrán presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos si no obtienen satisfacción en el ejercicio de sus derechos.

La adecuada gestión de los datos personales quedará garantizada mediante la integración del Servidor “Seguimiento CI” y del Buzón del SII en una única herramienta informática.

• Objetivos y plazos

La Persona responsable del SII tiene como objetivo fomentar y fortalecer el uso del SII y la cultura de la información de CTAG, garantizar la protección de las personas informadoras frente a represalias, actuar como garante de la gestión diligente del sistema de información del SII y velar por el cumplimiento de lo establecido en este Protocolo.

El responsable del SII respetará siempre y en todo caso los plazos establecidos para el SII.

• Reporting

El responsable del sistema de SII, coincidiendo con la finalización de cada año natural, elaborará una Memoria Anual de las actividades que presentará a la Dirección General, en la que se incluirán aspectos relacionados con:

• Reuniones celebradas.
• Resumen de actividad anual:
  • Análisis y tratamiento de comunicaciones.
  • Análisis y tratamiento de controles.
  • Confidencialidad, acceso y cumplimiento de LOPD.
  • Indicadores y formación.
  • Resultados de auditorías al modelo.